Das seit 2008 geltende Reisekostenrecht führte im Wesentlichen zu einer Vereinfachung: Bis einschließlich 2007 wurde bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden. Seit 2008 wurde diese Differenzierung aufgegeben und die Tätigkeiten unter dem neuen Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vereinheitlicht.
Reisekosten sind danach die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehenden Aufwendungen.
Zu den Reisekosten zählen
Für alle dienstlichen Reisetätigkeiten dürfen künftig dieselben Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Fahrtkosten
Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Für folgende Fahrten können die Aufwendungen als Reisekosten angesetzt werden: Fahrten von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten, mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes Fahrten von der Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort zur auswärtigen Arbeitsstätte Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück.
Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi etc.) anlässlich einer Auswärtstätigkeit ist der nachgewiesene oder glaubhaft gemachte tatsächlich entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. Der Ersatz der Kosten für die Bahncard ist steuerfrei, wenn die Kosten der Bahncard und der ermäßigte Fahrpreis für die Dienstfahrten unter den Kosten liegen, die für die Dienstfahrten ohne Bahncard angefallen wären. Benutzung von Firmenfahrzeugen
Wird ein betriebliches Fahrzeug benutzt, sind die anteiligen Fahrtkosten über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten unbesteuert. In diesem Fall darf der Arbeitgeber jedoch nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten. Benutzung von privaten Fahrzeugen
Benutzt der Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeiten sein eigenes Fahrzeug (Pkw, Motorrad, Mofa, Fahrrad etc.), so ist unter Nachweis der Gesamtkosten entweder
Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen, u. a. für Haftpflichtversicherung, Kaskoversicherung, Abschreibung, Benzin, Reparaturen, Inspektionen etc., in einfachen Aufzeichnungen festgehalten werden.
Bei der Gesamtkostenermittlung ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeuge grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen (AfA). Bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden.
Tipp
Nach einem vorangegangenen Einzelnachweis darf der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelte Kilometersatz auch in den Folgejahren verwendet werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraumes.
Ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten können die Fahrtkosten pauschal höchstens angesetzt werden mit einem Kilometersatz je gefahrenen Kilometer von 0,30 Euro bei einem Pkw, erhöht um 0,02 Euro für die Mitnahme jeder weiteren Person, von 0,13 Euro bei einem Motorrad oder Motorroller, erhöht um 0,01 Euro bei Mitnahme einer Person, von 0,08 Euro bei einem Moped oder Mofa, von 0,05 Euro bei einem Fahrrad.
Mit den Pauschalen werden grundsätzlich sämtliche, üblicherweise mit dem Betrieb eines Fahrzeuges verbundenen Aufwendungen abgegolten, z. B. für Kfz-Steuern, Haftpflichtversicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Abschreibung, Garagenkosten etc.
Neben den Kilometersätzen können etwaige außergewöhnliche Kosten, die auf Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw entstanden sind, lohnsteuerfrei erstattet werden (beispielsweise nicht voraussehbare Aufwendungen für Reparaturen, die nicht auf Verschleiß beruhen, Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden oder Aufwendungen infolge eines Schadens durch den Diebstahl des Fahrzeugs). Sonderfall: Fahrtkosten bei „Einsatzwechseltätigkeit“
Bis Ende 2007 konnte der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bei so genannter Einsatzwechseltätigkeit (mit täglicher Rückkehr) die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle als Reisekosten (etwa mit dem Pauschbetrag von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer) nicht lohnsteuerfrei erstatten, wenn die jeweilige Einsatzstelle nicht mehr als 30 Kilometer von der Wohnung entfernt war. Diese 30 Kilometer-Grenze gilt seit 2008 auch für Arbeitnehmer mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten nicht mehr.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen
Die aus Anlass einer Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter nach Staaten unterschiedlicher Pauschbeträge (Auslandstagegelder) ersetzen.
Es gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen, d. h., es ist weder ein Einzelnachweis höherer Aufwendungen möglich noch wird zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen oder Art der Auswärtstätigkeit differenziert.
Die Auslandstagegelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt (BMF-Schreiben vom 17. 12. 2009, Az: IV C 5 – S 2353/08/10006 gültig ab 1. 1. 2010 sowie BMF-Schreiben vom 17. 12. 2008, Az: IV C 5 – S 2353/08/1006, IV C 6 – S 2145/08/1001 gültig vom 1. 1. 2009 bis 31. 12. 2009) und sind im Anhang zu finden.
Die Tabelle beinhaltet die auf den höchsten Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz anzuwendenden Prozentsätze:
Abwesenheit von 24 Stunden: 120 % Abwesenheit unter 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 80 % Abwesenheit unter 14 Stunden, aber mindestens acht Stunden: 40 %.
Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Staates ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
Zusätzlich ist Folgendes zu beachten: Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt bei Rückreisetagen vom Ausland ins Inland der vor 24.00 Uhr Ortszeit erreichte Ort im Inland, bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland. Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und der Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
Beispiel
Dreitägige Dienstreise nach Mailand
Montag: Antritt der Reise um 13.00 Uhr in München.
Ankunft am Zielort in Mailand um 22.00 Uhr.
Dienstag: Aufenthalt in Mailand.
Mittwoch: Rückreise über Österreich mit Ankunft in München um 20.00 Uhr.
Steuerfrei können folgende Pauschbeträge ersetzt werden: Montag: Pauschbetrag für Mailand bei acht- bis 14-stündiger Abwesenheit
12,00 Euro Dienstag: Pauschbetrag für Mailand bei 24-stündiger Abwesenheit
36,00 Euro Mittwoch: Pauschbetrag für Mailand bei 14- bis 24-stündiger Abwesenheit, da Rückreise vom Ausland ins Inland und letzter Tätigkeitsort in Mailand
24,00 Euro
(© Bundesanzeiger Verlagsges. mbH, Köln) Quelle: Export Plus, Bundesanzeiger Verlagsges. mbH, Köln |
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